Важко уявити робоче місце без комп’ютера чи смартфона, та ще важче уявити комп’ютер чи смартфон без застосунків. Найкращі розробники всього світу працюють над можливістю ефективної віддаленої та локальної роботи, створюючи безліч чудового програмного забезпечення. Таке ПЗ доступне командам будь-якого розміру, і незалежно від розміру вашого бізнесу. Усі цифрові переваги й бізнесові принади «четвертої промислової революції» знаходяться на відстані кількох клацань мишки, безоплатно або за більш ніж доступними цінами. Треба лиш знати, що саме та для чого використовувати, і саме з цим ми вам і допоможемо.
Що таке «інструменти для спільної роботи»
До інструментів для спільної роботи віднесімо ті сервіси й застосунки, які допомагають трансформувати усталені підходи до роботи, послідовності робочих процесів та звичні інструменти не просто на їхні цифрові відповідники, а на щось цілковито нове. Цифровізація значно спрощує абстракцію, без якої неможлива категоризація, розуміння, які з інструментів для чого потрібні.
Категорії застосунків та сервісів для спільної роботи, яких потребує ваш бізнес
-
Середовища для спільної роботи
-
Засоби створення, керування та обміну персональними та спільними знаннями
-
Засоби обміну документами та файлами
-
Засоби для спілкування в команді
-
Засоби для організації та управління проєктами
-
Засоби автоматизації
Та цей поділ досить умовний, і деякі із перерахованих нижче інструментів можуть задовольнити як частину потреб, так і всі чи майже всі одразу, або використовуватися спільно. Тож заздалегідь радимо не прив’язуватися до певних сервісів, а обирати ті, які найкраще допомагають вирішенню завдань вашого бізнесу.
Середовища для спільної роботи
Уявіть, що ви сидите за робочим столом зі всіма колегами, які вам зараз потрібні. Ви можете згадувати співробітників під час розмови, спілкуватися з ними, «не встаючи з-за столу». Уявіть, що таких столів безліч, і ви можете переходити між ними миттєво й коли завгодно.
Такі можливості надають середовища для спільної роботи на кшталт Notion, Coda, Qiup та інші. Завдяки віртуалізації робочого простору, вони допомагають працювати в одному середовищі з будь-яким текстом (обмін і фіксація інформації), таблицями (підрахунки, зручне і структуроване представлення інформації), обговорювати окремі фрагменти в контексті, а не в потоці, як у звичайних сервісах обміну повідомленнями. Отож, ви не жонглюєте документами й повідомленнями через чат чи електронку, бо обговорення завжди залишається в контексті.
На початку листопада 2021 року Microsoft анонсував новий сервіс у власній «екосистемі», схожий за функціональністю на Notion та Coda — Microsoft Loop. Нам аж руки сверблять спробувати його в дії.
Засоби створення та керування персональними та спільними знаннями
Одна голова добре, а дві краще. Але тільки якщо всі світлі голови вашої команди фіксують і синхронізують свої знання, а ще ліпше — сам процес пізнання, — у єдиній системі. Відметімо мітлою диджиталізації папірці кудись до глиняних табличок, і згрупуймо потрібні нам цифрові інструменти.
Для створення мап думок та деревоподібних списків
Мапи (карти) думок, пам’яті, вони ж асоціативні мапи — це діаграми з деревоподібною структурою, де різні елементи розташовані навколо головного (ідеї, думки, питання тощо) і пов’язані з ним, а також за потреби між собою. Завдяки нелінійному представленню інформації, мапи думок допомагають «мозковим штурмам», впорядкуванню ідей та думок, структуруванню великих обсягів інформації тощо. Серед сервісів для створення мап думок відзначимо Coggle, MindMeister та Zenkit Base (мапи думок є одним із представлень записів у цьому сервісі).
Деревоподібні (структурні) списки — ті ж мапи думок, але в іншому представленні. Для їхнього створення використовуються спеціальні структурні редактори («аутлайнери»). Найкращі з можливістю спільної роботи — Workflowy, Dynalist, Checkvist.
Аутлайнери дають змогу чітко структурувати інформацію, вибудувати ієрархію й оперувати її елементами. За потреби для зосередження можна «зануритися» в будь-який елемент такого списку, приховавши непотрібні на той момент рівні.
Для зберігання, побудови неієрархічних зв’язків, швидкого доступу й обміну інформацією
Не ми придумали для зберігання інформації й побудови в ній зв’язків використовувати подібні до вікі сервіси. Джерела ідеї гіпертекстового зібрання документів б’ють у сивій довебовій давнині, а найперша вікі з’явилася вже в 1994 році саме для обміну ідеями. Додайте до такого ґрунту гарних добрив зі сучасних технологій, і на ньому проросте немало зручних сервісів. І досі на цьому небосхилі сходять і сяють нові зірки. Мова про сервіси, які поєднують у собі гнучкість і простоту вікі зі стрункістю аутлайнерів і наочністю асоціативних мап: Roam Research, Scrapbox, Zenkit Hypernotes — і це лиш дещиця. Двонапрямні зв’язки між елементами (нотатками, ідеями — називайте їх як забажаєте) і гарні можливості для пошуку дають змогу водночас скинути з пам’яті тягар не завжди потрібної в ту мить інформації, без страху не знайти її в потрібний момент. А головне, сприяють інсайтам, що робить ці сервіси не льохом для потрібної чи не дуже інформації, а справжнім інструментом для ефективного мислення. Окрім того, завжди можна пройтися низкою зв’язків, відтворивши в загальному вигляді роздуми — власні, а чи колеги.
До речі, в SharePoint типом сторінки за замовчуванням на сайтах команд та інших сайтах є саме вікі. Також не забуваймо про старий добрий Microsoft OneNote. Цей цифровий блокнот уже багато років допомагає накопичувати, впорядковувати та працювати з інформацією, а завдяки OneDrive можлива і спільна робота. Він доступний безплатно, а також за передплатою Microsoft 365 (раніше Office 365) як для персонального використання, так і для корпоративних користувачів.
Засоби обміну документами та файлами
Якщо ми говоримо про файли в хмарі, то на думку спадає потужна трійця: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive (та SharePoint для корпоративних користувачів). Усі ці сервіси окрім зберігання та обміну файлами дають змогу спільно працювати над різними версіями одного документу у відповідних фірмових сервісах (мова про тексти, таблиці й презентації).
Вам не потрібно щоразу надсилати на погодження, скажімо, нову версію угоди у Word чи рахунку в Excel: завдяки хмарним можливостям Microsoft 365 все обговорення може відбуватися прямо в інтерфейсі відповідного застосунку, а синхронізація пристроїв і «хмари» OneDrive виключає плутанину з різними копіями одного документу. Аналогічно працюють Dropbox та Drive.
Засоби для спілкування в команді
Ще у 2018 році в опитуванні про віддалену командну роботу RW3 CultureWizard, 84% респондентів зазначили, що вважають віртуальне спілкування складнішим, ніж віч-на-віч. Та пандемія й низка локдаунів мусили схилити до віддаленої роботи навіть найбільших скептиків онлайну.
Slack, Meet, Microsoft Teams — три кити робочої комунікації на спині невпинної диджиталізації. У популярних Messenger, Telegram чи Viber спілкування відбувається між людьми зі списку контактів. Наші ж герої орієнтовані не на особисте спілкування: тут комунікація будується в межах команди. Листування, аудіодзвінки та відеочати — майже ніяких обмежень.
Наприклад, у Teams учасники команди можуть спілкуватися в окремих групових і особистих чатах, загальних чатах за командами, чатах, прив’язаних до конкретної події в календарі Outlook. Розмови, відеорозмови, демонстрації екрану тощо можуть записуватися і транскрибуватися для подальшого перегляду (наприклад, щоби згадати деталі мітингу чи ознайомитися з важливою презентацією відсутнім на зустрічі колегам). Узагалі, Teams нині більше ніж просто чат, але про це трохи згодом.
Засоби для організації та управління проєктами
Варто раз побачити на власні очі, скажімо, піраміду Хуфу заввишки 146 метрів, осягнути її величність, щоби зрозуміти: вона побудована й досі тримається насамперед завдяки чіткій роботі менеджера цього проєкту. Планування, організація, оптимізація, управління ресурсами — усе це спрощують спеціальні додатки та сервіси для управління проєктами, такі як Trello, Asana, Jira, Microsoft Planner та інші. Тут є з чого обирати — залежно від уподобань, потреб та методів управління.
Простим, на перший погляд, та дуже зручним інструментом є Microsoft To Do. Це прямий спадкоємець популярного колись Wunderlist. Тут можна створювати списки завдань, працювати над ними спільно з іншими користувачами, встановлювати дату виконання, нагадування, додавати нотатки тощо. Але справжньої потужності To Do додає Microsoft 365: додайте сюди завдання з пошти Outlook чи Microsoft Planner, і ви не пропустите жодної важливої справи. Сервіс і застосунки для найпопулярніших платформ доступні як для звичайних, так і для корпоративних користувачів.
Засоби автоматизації
Диджиталізація без автоматизації — як борщ без буряка. IFTTT, Zapier, Integromat та Microsoft Power Automate (знаний як Flow) дають змогу автоматизувати повторювані завдання та налагодити процеси електронного документообігу, навіть працівникам, не знайомих із програмуванням. Наприклад, готові шаблони Power Automate допоможуть автоматизувати велику кількість типової рутини, звільнивши час для цікавіших завдань. А Microsoft Power Apps спростить створення професійних застосунків для бізнесу завдяки можливості оперативної розробки програм із мінімальним написанням коду (low-code). До речі, про low-code: окрім Power Apps Konica Minolta пропонує клієнтам низку рішень від Nintex, одного зі світових лідерів у засобах для управління й автоматизації процесів.
Майже всі перелічені сервіси можуть більше, ніж може здатися на перший погляд. Прогрес розмиває межі: Notion та Zenkit Base стануть гарними інструментами у вмілих руках менеджера проєкту, а аутлайнер Workflowy за бажання перетворить будь-яку гілку списку на дошку канбан, як у Trello. Двонапрямні зв’язки інформації є й у згаданих вище Notion, Workflowy, Dynalist, Checkvist, а Roam Research і Scrapbox є ще й чудовими аутлайнерами. Тож якщо вам до вподоби щось із цих сервісів, і ви готові миритися з можливими обмеженнями функціональності, то вони зможуть замінити один одного — а отже скоротити «кількість вікон» на робочому місці.
Що вже казати про Microsoft Teams: це вже давно не лише «чат», а середовище для спільної роботи, потужний хаб для сервісів в екосистемі Microsoft. У ньому, окрім спілкування, можна працювати із завданнями з пошти, з Planner чи To Do, усіма доступними файлами One Drive та Sharepoint, застосунками Power Apps та сторонніми доповненнями тощо.
Сподіваємося, ви надихнулися цією статтею, знайшли тут для себе щось корисне. Наш досвід і ваш успіх йдуть пліч-о-пліч, бо знання, обізнаність і досвідченість Konica Minolta ростуть із задоволенням потреб наших клієнтів. Подібні набори інструментів, розуміння, як їх застосувати, можуть стати важливою складовою ноу-хау вашого бізнесу. Користуйтеся на здоров’я.