Від фізичного до цифрового робочого місця
У «новій нормальності», робоче місце для багатьох із нас є в першу чергу цифровим, а члени команди, які працюють у різних місцях використовують інструменти для віддаленої співпраці та комунікації.
Щоби віддалені команди залишалися продуктивними, цифрове середовище співпраці має бути максимально конвергентним та цілісним. Проте є кілька обмежень, які гальмують створення такого робочого місця, наприклад:
- використання програмних рішень різних вендорів та постачальників, між якими обмежена співпраця;
- відсутність сервісів резервного копіювання та аварійного відновлення даних, що може привести до втрати даних та зупинення робочих процесів;
- недосконала захищеність даних віддалених співробітників від кіберзлочинців, шкідливих застосунків та комп'ютерних вірусів.
Дослідження Konica Minolta⁵ показує, що створення відповідної інфраструктури для віддаленої спільної роботи є основною проблемою цифрової трансформації компанії.
Джерело: Digital Transformation Survey, Konica Minolta & Keypoint Intelligence, 2021
Не дивно, що 30% респондентів опитування кажуть, що вони віддають на аутсорсинг забезпечення та підтримку інфраструктури для віддаленої роботи, або планують це зробити найближчим часом.⁶
Чотири ключові аспекти ефективного цифрового робочого місця
Залежно від особливостей вашого бізнесу, при плануванні ефективного цифрового робочого місця та виборі інструментів для віртуальної співпраці слід враховувати чотири ключові аспекти:
- захищений та безперебійний доступ до інформації для розпорошених команд;
- співпраця в реальному часі для розпорошених команд;
- можливість працівникам на місцях отримувати переваги цифрової трансформації;
- можливість електронного погодження та підписання будь-яких документів.
Нумо розберемо кожну перелічену потребу компанії, та запропонуємо інструменти, які пасуватимуть кожному окремому випадку.
1. Захищений та безперебійний доступ до інформації для віддалених команд
У якості інструмента для спільної роботи, компанії надають перевагу Microsoft Teams — рішення, яке є частиною
Microsoft 365 та надає інструменти для спілкування, віртуальної співпраці, планування та управління проєктами.
Можливості Microsoft Teams можуть бути розширенні, оскільки в нього можна інтегрувати рішення, які вже використовуються в компанії для будь-яких операційних процесів. Наприклад, інтеграція рішення
M-Files для внутрішнього документообігу в Microsoft Teams дозволяє користувачам швидко й легко отримувати документи та інформацію з будь-якого сховища чи бізнес-системи, залишаючись в інтерфейсі Microsoft Teams.
2. Співпраця в реальному часі: спільна робота для розпорошених команд
Інструменти на кшталт M-Files або Microsoft Teams, надають членам команди всі можливості для спільної роботи з документами: створення, редагування, керування.
Розподілені команди можуть разом працювати над документами та бути певними, що всі мають доступ саме до актуальної версії файлу. Більше не потрібно надсилати файли електронною поштою, а члени команди можуть вносити правлення без створення копій документів. Ба більше, зберігається повна історія змін і коментарів.
З повнофункціональною платформою для внутрішнього документообігу M-Files, яку Konica Minolta впроваджує для клієнтів в Україні, ви можете запускати процеси погодження та підписання документів безпосередньо в застосунку.
3. Можливість працівникам на місцях отримувати переваги цифрової трансформації
Співробітники, які працюють на місцях, як-от менеджери в магазинах чи працівники виробництв, часто не мають доступу до ноутбука чи комп’ютера. Проте можливість віддаленого доступу та спільна робота впливають на загальну продуктивність та виконання своїх основних обов’язків.
Цифрові інструменти
Microsoft 365 доступні на смартфонах і планшетах, тож працівники на місцях мають змогу тісніше взаємодіяти з іншими членами команди з бек-офісу та мати доступ до необхідної інформації звідусіль.
4. Можливість електронного погодження та підписання будь-яких документів
Якщо ваші колеги з фінансового, юридичного, кадрового чи будь-якого іншого відділу працюють дистанційно, фізичне підписання документів стає неможливим.
Погодження та підписання внутрішнього документа — наприклад заяви на відпустку чи відрядження, — може бути організоване з використанням базових інструментів, якими користується компанія для спільної роботи. У такому випадку, може бути впроваджений некваліфікований ЕЦП чи погодження може відбуватися з використанням «логів» користувачів.
Якщо ж компанія потребує інструмент для обміну документів із контрагентами, як-от «Вчасно» чи Document.Online, його можна інтегрувати в наявну систему керування корпоративним контентом, наприклад
M-Files.
Щоби підписання документів у вашій компанії мало відповідну юридичну силу, впровадження електронного цифрового підпису (ЕЦП) має відповідати всім законодавчим вимогам, тож важливо залучати експертів, які зможуть надати консультацію щодо їхнього впровадження.
Переосмисліть віддалену роботу та співпрацю
Віддалена спільна робота стала важливою складовою звичного робочого життя. Тому варто створити розумно організоване робоче місце, яке відповідає сучасним вимогам та надає користувачам цифрові інструменти та технології для віддаленого доступу до інформації, віртуальної колаборації та робочих процесів.
Як результат, компанія має надати можливість розподіленим командам працювати разом продуктивніше, водночас оптимізувати процеси, які раніше потребували фізичної присутності в офісі та роботу з паперовими носіями — усе для покращення інформаційної безпеки та стимулювання зростання інновацій.
Тож, щоби створити ефективне цифрове робоче місце, необхідно знайти партнера, який має експертизу в галузі та пропонує широкий спектр продуктів та послуг, які стануть основою стратегії цифрової трансформації вашої компанії. Таким партнером залюбки стане для вас Konica Minolta Ukraine.
Посилання
1 FlexJobs Survey Finds Employees Want Remote Work Post-Pandemic, 2021
2 Survey Reveals High Levels of Employee Engagement in Europe Following Remote Work Shift, EU Business News, січень 2021
3 Statista, лютий 2022
4 Working From Home: Can the Benefits Outweigh the Risks?, Green European Journal, серпень 2021
5 & 6 Konica Minolta research reveals the status of digital transformation in European companies, 2022, Konica Minolta & Keypoint Intelligence