Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в "Агросем"

Важкий вибір, та легкий перехід

Переходити на Microsoft 365 спочатку було досить страшно, і справа зовсім не в технічній стороні процесу. Насамперед, складно визначитися з потрібним тарифним планом. Різні вендори робили різні пропозиції для допомоги з "переїздом" — і за ціною, і за рівнем послуг. Після тривалих консультацій було вирішено придбати підписку на Microsoft 365 у Konica Minolta, а "переїжджати" самотужки.

 

Перехід на Microsoft 365 зайняв усього лиш тиждень — якраз за довгі травневі свята. Два тижні пішло на навчання користувачів — для цього в "Агросем" придбали через Konica Minolta спеціальні курси. Андрій згадує: "Ми добре розуміли, що весь час потрібно вчитися, розвиватися, якщо ми дійсно хочемо чогось досягнути, і використовувати придбані сервіси на повну потужність". Ще майже пів року виникали технічні й організаційні питання, наприклад отримання потрібної для користувача ліцензії, але це вже не впливало на злагодженість робочих процесів.

Перші кроки з OneDrive та SharePoint

Насамперед на Microsoft 365 перевели пошту та обмін файлами. Більшість користувачів хоч не одразу, та все ж зрозуміли силу OneDrive: те, що можна одразу створювати документи, покінчити з нескінченним листуванням із вкладеними файлами, що обговорення можна вести прямо в документі, згадуючи (тегаючи) колег, які тут же зможуть взяти участь в його.

OneDrive в "Агросем" намагаються використовувати "на максимум". Налагодження електронного документообігу допоможе компанії майже повністю позбавитися паперу у внутрішньому русі кадрових документів: йдеться про відрядження, авансові звіти, ознайомлення з наказами тощо. Для цього "Агросем" разом з Konica Minolta розробили плагін, який дає змогу прямо в SharePoint підписувати будь-який документ, перевіряти, чи відповідає він всім вимогам закону про КЕП (Кваліфіковані електронні підписи). "Я не уявляю, як би це з такою легкістю було реалізовано десь, а не в Microsoft 365," — каже Андрій.

 

У чому сила Power Automate

Без проблем не обійшлося: наявне застаріле ПЗ для підтвердження заявок на оплату не здатне було інтегруватися з новим захищеним середовищем. Проаналізувавши процеси, стало зрозуміло, що швидше, значно дешевше і просто ефективніше буде реалізувати аналогічне рішення на основі Microsoft Power Automate (раніше Flow). Налагодження процесу затвердження заявок для бухгалтерії цілком у Microsoft 365 зайняло приблизно 4 дні й було реалізовано в 4 етапи:

 

1. Хтось відправляє заявку на оплату
2. Заявка за матрицею відповідальних потрапляє до потрібної особи
3. Відповідальна особа приймає чи відхиляє заявку
4. Прийнята заявка потрапляє в 1С для оплати

 

Це тимчасове рішення виявилося настільки ефективним, що успішно функціонує й досі, а подібних і складніших процесів у компанії вже десь близько 20. З них 3 використовують машинне навчання й нейромережі — коли, наприклад, отримані документи вивчаються "нейронкою", яка визначає ключові реквізити — суми, артикули, дати договорів тощо — і "віддає" їх в 1С.

 

Потужна аналітика в Power BI

Ще одне непросте рішення — перехід з Tableau на Microsoft Power BI. Tableau — це хороша система бізнес-аналітики, у яку завантажувалися звіти для керівництва компанії. Але, на відміну від неї, Power BI дає можливість зберігати на серверах Azure проксі-таблиці, з яких можна робити розрахунки й виводити результати на дашборди для керівництва, що фінансово оптимальніше, ніж підтримувати окремі сервери для Tableau.

"Переїзд" зайняв майже 3 тижні. Зараз у сервісі Power BI працює десь близько 25 співробітників "Агросем" — від керівників на місцях, до генерального директора. І не менш важливо, що Power BI дав змогу записати в "амбасадори" Microsoft 365 ключових співробітників компанії.

 

Ніщо не зміцнює команду, як Teams

Спочатку перехід на Microsoft Teams давався важко — співробітники не розуміли, навіщо їм щось нове, коли є старий добрий Viber. Андрій Шишкін розмірковував: "Якщо користувач не бачить у цьому цінності, то він не захоче перейти навіть на найпрогресивніше рішення". Спочатку цінність Teams підняли декілька ботів, створених разом з Konica Minolta: бот-калькулятор вартості доставлення, та бот для запитів до бази 1С. Та саме карантин дав можливість колегам зрозуміти цінність ефективної віддаленої роботи в Teams.

Усього 4 дні вистачило, щоби масово перевести співробітників на Microsoft Teams. Завдяки цьому переходу перемовин побільшало (бо не потрібно займати приміщення), а їх ефективність виросла (якщо потрібно під’єднати до розмови людину, для цього не потрібно відкладати перемовини).

 

Ба, більше: бухгалтерія зробила через Teams цикл курсів, на яких головний бухгалтер розповідав бухгалтерам та іншим співробітникам особливості переходу на Міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ). Заразом HR-департамент проводив тренінги з Mental Health, які стали особливо актуальними в період самоізоляції, та навчав колег піклуватися про власний емоційний стан. Фахівці з персоналу також проводили онлайн змагання, які мати попит у працівників та допомогли їм відчувати себе командою навіть під час карантину.

 

Деякі співробітники, які до впровадження Teams, з різних причин не могли бути присутніми на зустрічах, почали їх відвідувати. А керівники найвищої ланки, коли не можуть потрапити на онлайн-перемовини, просять записати, щоби потім послухати обговорення.

 

Teams має мінуси, але альтернативи йому Андрій не бачить. Гнучкі налаштування приватності груп, та той рівень інтеграції з офісом, коли користувачі просто не бачать, що відбувається "під капотом", і їм видається, що вони повністю працюють в Teams, майже не залишають конкурентам шансів.

 

Що не так з Google Suite

Google Suite чудовий продукт, але в якийсь момент він просто зупинився в розвитку, вважає Андрій: "Якби ми вибрали той же Suite, ми б "замерзли" з тим продуктом… Ми б зіткнулися з технічними обмеженнями, які не дали б нам змоги зростати. І ми б "втрапили" або в розробку власного, або купівлю додаткового ПЗ. А ще є неоціненний час, витрачений на це все".

Простий приклад: щоб у Google Suite реалізувати функціональність, близьку до можливостей Microsoft Power Automate, потрібен програміст. В Power Automate значну частину автоматизації можна реалізувати взагалі без коду — на рівні логіки, побудови алгоритмів. Таким же чином можна змінювати вже наявну функціональність на "кістяку", раніше збудованому розробником. І тут важливо, що до Microsoft 365 є чудова документація та потужна спільнота — майже на будь-яке питання можна знайти вже готову відповідь.

 

Відпустки та відрядження в смартфоні

Компанія "Агросем" географічно знаходиться по всій території України. Близько 90% всіх внутрішніх документів в компанії — "кадрові": заяви на відпустки та погодження цих заяв, відрядження, звіти після цих відряджень, авансові звіти, накази, коригування наказів... Їх дуже багато. Завдяки рішенням Microsoft "Агросем" весь цей масив документів переводить "в цифру".

"Скоротивши шлях комунікацій в "Агросем", ми зменшили кількість залучених ланок", — констатує Андрій Шишкін. — "Microsoft 365 — це продукт, який допомагає формувати культуру в компанії".

• Microsoft 365 (раніше Office 365) — це хмарна служба для підвищення продуктивності, яка об’єднує застосунки Office зі хмарними сервісами, засобами керування пристроями й розширеними налаштуваннями безпеки.

 

• Microsoft Power Automate (раніше Flow) — хмарний сервіс від компанії Microsoft, який дає можливість автоматизувати робочі процеси між додатками, службами та онлайн-сервісами, які можна використовувати для збору даних, синхронізації файлів, отримання повідомлень тощо.

 

• Microsoft Power BI — це аналітична служба для бізнесу від Microsoft. Призначена для забезпечення інтерактивної візуалізації та можливостей бізнес-аналітики, зручна для створення звітів та інформаційних панелей.

 

• Microsoft Teams — сервіс для ефективної командної роботи в Microsoft 365. Застосунок об’єднує в спільному робочому середовищі чат та відеозв’язок для нарад, обмін файлами та інші сервіси.

"Агросем" — один із провідних дистриб’юторів на аграрному ринку України. Компанія представлена практично у всіх регіонах України. Впроваджує передовий світовий досвід у галузі аграрних технологій, насіння сільськогосподарський культур, мінеральних добрив, засобів захисту рослин, техніки, інновацій, надає професійний агрономічний супровід.